Política de representantes de proveedores de UCHealth

Política de representantes de proveedores de UCHealth

Origen: 09/2014

Última aprobación: 10/2025

Entrada en vigor: 10/2025

Última revisión: 10/2025

Próxima revisión: 10/2028

Contacto: Ewing, Nancy: Directora de Gestión de la Cadena de Suministro

Área: Cadena de suministro

Aplicabilidad: Sistema UCHealth

Tipo de documento: Política

Introducción

Esta política tiene como objetivo regir las interacciones y establecer expectativas claras con respecto al acceso, la identificación, la conducta y las actividades de un Representante del Proveedor ("VR") para cualquier sitio de atención de UCHealth o convertido en miembro a UCHealth con empleados, pacientes o proveedores de UCHealth.

Alcance

Consulte la Aplicabilidad para ver dónde se aplica esta directiva.

Los productos, equipos y servicios cubiertos incluyen, entre otros, productos farmacéuticos, suministros médicos y quirúrgicos, dispositivos/implantes, productos nutricionales, equipos médicos, ingeniería clínica, proveedores de servicios de imágenes del Sistema de Comunicación y Archivo de Imágenes (PAC), Tecnología de la Información (TI), Radiofármacos y cualquier VR que brinde servicios a UCHealth. Los proveedores que no tengan un contrato con UCHealth no pueden acceder a las instalaciones de UCHealth sin la autorización expresa de UCHealth Supply Chain.

Comité de Supervisión Responsable

Comité de Gobernanza de Políticas No Clínicas

Detalles de la política

Requisitos generales para todos los VR

1. Registro
   1. Se requiere registro en el software de gestión de proveedores designado por UCHealth para todos los VR
      1. Antes de acceder a un sitio de atención de UCHealth o convertido en miembro a UCHealth, todos los VR que tendrán presencia en el sitio o que podrían tener una presencia en el sitio en una instalación de UCHealth deben registrar como UCHealth VR aprobado en el software de gestión de proveedores.
      2. Todos los VR deben cumplir con todos los requisitos de acreditación y deben revisar y dar fe de que cumplirán con todas las políticas y procedimientos aplicables, incluido el Código de conducta de UCHealth según lo dispuesto en el Software de gestión de proveedores.
      3. Todos los VR deben proporcionar un comprobante de vacunación y una prueba de tuberculosis negativa como parte del proceso de acreditación.
         1. Si un VR no puede proporcionar prueba de vacunación o una prueba de tuberculosis negativa, debe obtener un análisis de sangre que muestre títulos adecuados y una tuberculosis negativa.
            1. Si los títulos muestran inmunidad insuficiente, la recomendación es la vacunación para proporcionar inmunidad.   Si el VR se niega, debe usar una máscara en todo momento en cualquier instalación de UCHealth o se le negará la entrada.
            2. Si el análisis de sangre de TB da positivo, no se permitirá que el VR ingrese a ninguna instalación de UCHealth.
      4. Conflicto de intereses (COI)
         1. Antes de acceder a un sitio de atención convertido en miembro a UCHealth o UCHealth, se debe completar una revisión del COI dentro del software de gestión de proveedores.
         2. VR debe revelar cualquier relación financiera con cualquier empleado de UCHealth o miembro del personal médico que apoye a UCHealth o al sitio de atención convertido en miembro a UCHealth.
         3. En caso de que un proveedor revele que tiene una relación con un empleado o miembro del personal médico de UCHealth, se llevará a cabo una revisión del COI con Cumplimiento para garantizar que se sigan los procesos de adquisición adecuados para evitar cualquier posible conflicto de intereses.
   2. Badging
      1. Todos los VR recibirán una insignia dura del proveedor de software de gestión de proveedores después de que se validaron todas las credenciales.
      2. Casos específicos pueden permitir que los VR tengan una insignia emitida por UCHealth. Consulte la Política de insignias de identificación de UCHealth para obtener más información.
      3. Se requieren credenciales del día de visita de la administración de proveedores para cada visita.
   3. Expectativas del día de la visita
      1. Los VR deben cumplir con los siguientes requisitos al realizar negocios dentro de las instalaciones de UCHealth:
         1. Programación de citas
            1. A los VR solo se les permite el acceso a UCHealth o a los sitios de atención convertidos en miembro a UCHealth con una cita aprobada y programada previamente, autorizada por un empleado apropiado de UCHealth o un miembro del personal médico que apoye a UCHealth.
            2. Las citas deben confirmar antes de la visita; No se permiten visitas no programadas o no autorizadas
         2. Proceso de check-in a través del software de gestión de proveedores
            1. Hospitales y centros de cirugía ambulatoria (ASC): use el quiosco en el sitio para completar el check-in.
            2. Clínicas ambulatorias y edificios administrativos: Emplee la aplicación móvil Vendor Management para registrar.
         3. Requisitos de identificación
            1. Los VR deben usar y mostrar la identificación adecuada en todo momento.  Si no demuestran una identificación adecuada a pedido del personal, deben abandonar la instalación hasta que se pueda proporcionar dicha documentación, que incluye:
               1. Software de gestión de proveedores emitido con una tarjeta de identificación
               2. Tarjeta de identificación del día de visita de gestión de proveedores: impresa en el quiosco o disponible a través de la aplicación móvil. 
               3. Tarjeta de acceso de UCHealth (si corresponde)
            2. Si se descubre que los VR están en el sitio sin la validación adecuada del software de gestión de proveedores, el VR será despedido del departamento / instalación hasta que cumplió con los requisitos de acreditación y / o identificación, y se ubicará por una violación de VR.
      2. Protocolo de llegada
         1. Aparcamiento
            1. Los VR se estacionarán en los lugares de estacionamiento de los proveedores según lo descrito y comunicado por los líderes del sitio.
            2. Los VR no pueden estacionar en áreas de estacionamiento para pacientes, emplear servicio de valet u otros servicios de estacionamiento para pacientes.
            3. Se colocarán infracciones de VR si se descubre que los VR se estacionan de manera inapropiada.
         2. A su llegada, los VR deben registrar con el personal o proveedor del departamento correspondiente.
         3. Requisitos del área quirúrgica
            1. Si ingresa a un área restringida, los VR deben usar RepScrubs según sea necesario.
            2. Si ayudan o apoyan un caso quirúrgico, los VR deben proporcionar su nombre completo y la compañía proveedora al personal de UCHealth para la documentación en Epic 
         4. Proceso de Check-Out
            1. Los VR deben completar el check-out de manera oportuna a través del software de gestión de proveedores:
               1. Los VR no pueden merodear en áreas comunes del hospital, como vestíbulos, cafeterías, etc., con el fin de iniciar un contacto no aplicar con profesionales de la salud.
               2. Los VR no pueden merodear en áreas fuera de su ubicación programada o más allá de su cita programada o la hora del caso.
         5. Los VR deben completar el check-out de manera oportuna a través del software de gestión de proveedores:
            1. Los VR no pueden merodear en áreas comunes del hospital, como vestíbulos, cafeterías, etc., con el fin de iniciar un contacto no aplicar con profesionales de la salud.
            2. Los VR no pueden merodear en áreas fuera de su ubicación programada o más allá de su cita programada o la hora del caso.

Expectativas del área procesal

1. Requisitos de solo factura/factura
   1. Envíos oportunos
      1. Todas las facturas deben enviar a través de Casechek a las instalaciones a más tardar a las 09:00 a.m. del siguiente día hábil, excepto los días festivos (los días festivos de UCHealth son el Día de Martin Luther King, el Día de los Caídos, el 4 de julio, el Día del Trabajo, el Día de Acción de Gracias, el Día de Navidad y el Día de Año Nuevo) en los que las facturas se pueden entregar antes del siguiente día hábil.
      2. Si no envía las facturas antes del siguiente día hábil, se tomarán medidas correctivas.
      3. Cualquier infracción adicional puede resultar en la suspensión de UCHealth, incluida y hasta la suspensión permanente de todas las instalaciones de UCHealth.
      4. La presentación excesivamente tardía de la factura (pasados 30 días luego del caso) se considerará atroz y puede resultar en la suspensión de todas las instalaciones de UCHealth y hasta la suspensión permanente de todas las instalaciones de UCHealth.
2. Precisión de la factura
   1. Solo se procesará una factura / factura para los artículos documentados como empleados en un caso por la enfermera circulante. Es responsabilidad de VR cerciorar de que los artículos / cantidades coincidan y sean firmados por ambas partes (VR y enfermera circulante) al final del caso.  La documentación en el registro del paciente y/o una hoja de facturación firmada por ambas partes será la fuente de verdad en cualquier desacuerdo.
3. Daños a productos, equipos o instrumentación
   1. Una factura o factura solo se procesará para artículos documentados como dañados si se informa dentro de un (1) día hábil y es aprobada por el liderazgo de SPD u OR que el daño o la pérdida se debió a la negligencia de SPD / OR.

Actividades dentro de UCHealth

1. Mientras que los estudiantes de medicina, los estudiantes de farmacia, los pasantes, los residentes, los becarios, los profesores y los empleados o el personal médico de UCHealth brindan atención al paciente, los VR no deben comunicar con ellos a menos que tengan una cita programada.
2. A menos que el liderazgo de UCHealth lo apruebe por adelantado, no se permite el uso de las instalaciones de UCHealth para la capacitación de empleados de VR, médicos que no pertenecen a UCHealth, observación de VR o preceptorías clínicas de proveedores (es decir, situaciones en las que un VR pasa tiempo de contacto con un médico en circunstancias en las que generalmente se presenta información del paciente y se puede discutir el producto de la compañía proveedora o un producto de la competencia). Esta prohibición existe independientemente de si se ofrece o no algo de valor a cambio de la experiencia.
3. Los VR no tendrán almacenamiento, espacio de oficina o espacio de trabajo en el sitio sin la licencia expresa por escrito del liderazgo de UCHealth o un contrato de arrendamiento a corto plazo para pagar el espacio empleado. Excepciones a esto en los casos en que el VR se encuentra en un proyecto de construcción activo y el espacio empleado está dentro de los límites de la zona de construcción.

Confidencialidad

1. Confidencialidad del paciente
   1. Solo la cantidad mínima necesaria de información médica protegida ("PHI") que sea necesaria para que los VR realicen su trabajo para UCHealth debe divulgar a los VR durante su visita a un sitio de atención de UCHealth o convertido en miembro a UCHealth.
   2. La PHI no debe discutir durante ninguna conferencia/seminario formal o informal cuando los VR estén presentes. Las personas a cargo de una conferencia deben pedirle al VR que abandone la habitación antes de hablar sobre los pacientes.
   3. Los VR pueden estar expuestos incidentalmente a la PHI durante su visita a un sitio de atención convertido en miembro a UCHealth o UCHealth. Se debe tener cuidado para garantizar que cualquier PHI a la que esté expuesto el VR se mantenga confidencial y no sea empleada ni divulgada por el VR.
   4. Los VR deberán cumplir con las expectativas de confidencialidad del paciente en el software de gestión de proveedores. Cualquier actualización de estas expectativas se transmitirá en cascada a las realidad virtuales a través del sistema de software de gestión de proveedores.
2. Operaciones/Políticas de UCHealth
   1. La presencia en un sitio de atención de UCHealth o convertido en miembro a UCHealth puede dar lugar a la divulgación voluntaria o involuntaria de nuestras operaciones, empleados, objetivos, prioridades, políticas u otra información privilegiada. Estos no deben ser comunicados más. Los infractores están sujetos a violaciones del proveedor a discreción exclusiva de UCHealth.

Autoridad de compras

1. Solo el personal autorizado de la cadena de suministro de UCHealth que represente a un sitio de atención de UCHealth o convertido en miembro a UCHealth y que trabaje en conjunto con sus respectivos comités de supervisión puede autorizar compras, que incluyen, entre otras: la compra / alquiler de equipos, suministros, dispositivos, medicamentos, productos nutricionales, servicios o implantes.
2. Los empleados que no pertenecen a la cadena de suministro no están autorizados a aprobar compras, participar en negociaciones o aprobar pruebas de productos en nombre de UCHealth.
3. UCHealth no es responsable del pago de productos, equipos y / o servicios empleados en UCHealth sin la aprobación previa documentada del personal autorizado de UCHealth.

Regalos, dinero, entretenimiento y favores de los vendedores

1. Consulte la Política de interacciones patrocinadas por la industria de UCHealth y la Política de conflicto de intereses de UCHealth para obtener más orientación sobre las interacciones comerciales con los proveedores o comunicar con [email protected].

Socio comercial

1. Si la compañía proveedora mantiene, crea, recibe o transmite PHI para prestar servicios para UCHealth, se considera un Socio Comercial ("Socio Comercial") y ejecutará un Acuerdo de Socio Comercial (BAA) con UCHealth.
2. La compañía proveedora que se considera un socio comercial debe tener un BAA ejecutado en el archivo de UCHealth antes de que un VR visite un sitio de atención convertido en miembro a UCHealth o UCHealth.
3. La compañía proveedora debe trabajar con la oficina de Supply Chain para obtener el BAA de UCHealth.
   1. En ciertas situaciones, que deben ser aprobadas por el Departamento de Cumplimiento y Privacidad de UCHealth, UCHealth puede acordar ejecutar un BAA con una compañía proveedora empleando una plantilla de BAA que no sea de UCHealth. En tal caso, el Departamento de Cumplimiento y Privacidad de UCHealth debe revisar, y marcar en rojo, según corresponda, cualquier alternativa a la Plantilla BAA de UCHealth. Consulte la Política de socios comerciales de UCHealth para obtener más información.

Ley de Seguridad de Datos del Consumidor de Colorado

1. Si la compañía proveedora mantiene, crea, recibe o transmite información de identificación personal ("PII"), según se define en la ley de Colorado, para prestar servicios a UCHealth, deberá ejecutar un BAA con UCHealth.

Entidades y distribuidores propiedad de médicos

1. UCHealth no hace negocios con ninguna Entidad Propiedad de Médicos y/o Distribuidores a menos que exista una excepción o exención y esté documentada y aprobada por los Departamentos de Cadena de Suministro y Cumplimiento y Privacidad de UCHealth.
   1. Consulte la Política de Entidades Propiedad de Médicos y Distribuidores de UCHealth para obtener más información.

Personas o entidades no elegibles

1. Las personas y entidades con las que UCHealth puede o participa en hacer negocios están obligadas a divulgar
   1. Condenas por delitos penales relacionados con artículos o servicios de atención médica.
   2. Exclusiones estatales y/o federales.
   3. Acciones de inhabilitación pendientes o finales.
   4. Cualquier otro asunto que los haga inelegibles para participar en programas de atención médica financiados con fondos federales 
2. Cualquier persona o entidad para la que se realice dicha divulgación se considera Personas o Entidades No Elegibles ("Personas o Entidades No Elegibles"). UCHealth no hará negocios ni continuará haciendo negocios con personas o entidades no elegibles.
3. Todos los proveedores potenciales se verifican en busca de exclusiones de acuerdo con la Política de exclusión de licencias y monitoreo de exclusión de UCHealth antes de establecer como proveedor aprobado.
   1. UCHealth no contratará a personas o compañías que estén excluidas o que no sean elegibles para participar en programas de atención médica financiados con fondos federales.
4. El Departamento de Cumplimiento y Privacidad es responsable de realizar un monitoreo mensual de exclusión de todos los proveedores activos.
   1. Si se descubre y confirma una coincidencia, el Departamento de Cumplimiento y Privacidad procederá con las medidas necesarias como se describe en la Política de Verificación de Licencias y Monitoreo de Exclusión de UCHealth. Las medidas incluyen trabajar con las partes interesadas de la cadena de suministro para investigar, determinar y abordar cualquier problema potencial.

Violaciones

1. Responsabilidades de cumplimiento: La cadena de suministro es responsable de hacer cumplir las violaciones de la política del proveedor. Cualquier persona que observe una violación de esta política, o tenga conocimiento de un incumplimiento a través de reportes tecnológicos, debe enviar una violación del proveedor de manera oportuna a través de la página de SharePoint de administración de proveedores.
2. Clasificación de infracciones: Las infracciones se clasificarán en cuatro niveles de gravedad: Menor, Moderada, Mayor y Crítica. Cada nivel de gravedad deberá llevar a cabo las acciones y responsabilidades correspondientes para el líder del departamento, el grupo de triaje de gestión de proveedores, la compañía proveedora y el representante del proveedor. Los procedimientos detallados y las acciones de respuesta prescritas se establecen en la página de SharePoint de administración de proveedores.
3. Violaciones escaladas:
   1. Las infracciones clasificadas como Mayores o Críticas serán revisadas por el Grupo de Triaje de Gestión de Proveedores de Sistemas.
   2. Además de abordar la infracción individual, el Grupo de Triaje de Gestión de Proveedores monitoreará y analizará los datos de todo el sistema para identificar patrones o tendencias recurrentes asociados con compañías proveedoras específicas.
   3. Con base en su revisión, el Grupo de Triaje de Gestión de Proveedores puede desarrollar un Plan de Acción Correctiva, que puede incluir, pero no se limita a:
      1. Suspensión del VR, hasta e incluyendo la exclusión permanente de todas las instalaciones de UCHealth.
      2. Colocación del proveedor bajo revisión del contrato, lo que puede resultar en la rescisión del contrato.
      3. Desarrollo e implementación de medidas correctivas con la compañía proveedora para abordar problemas sistémicos y evitar que se repitan.

Análisis de valor: introducción, evaluación y aceptación del producto

1. Las solicitudes de nuevos productos (NPR) deben provenir de un médico, miembro del personal y/o proveedor de UCHealth que emplee el software de introducción de nuevos productos. Las solicitudes de nuevos productos no se considerarán a menos que la solicitud cumpla con uno de los siguientes criterios de excepción:
   1. Nueva línea de servicio
   2. Nuevo tipo de procedimiento, línea de servicio existente
   3. Nuevo médico que realiza un nuevo tipo de procedimiento
   4. Preocupación por la seguridad
   5. Preocupación por la calidad
   6. Comités de Evaluación Interna
   7. Extensión de línea (línea de productos ya aprobada, mismo proveedor, mismo contrato, diferente tamaño)
   8. Suministra artículos vinculados a la compra de capital
2. Si la solicitud cumple con los criterios de excepción y se demuestra que el producto garantizará o mejorará la seguridad del paciente, mejorará los resultados, reducirá los costos, mejorará el cumplimiento del contrato u optimizará la utilización, la solicitud se presentará para su revisión al Comité de Revisión de Productos regional correspondiente por Análisis de Valor (VA).
   1. Las aprobaciones de nuevos productos deben seguir el proceso de VA / Strategic Sourcing NPR.
   2. Los proveedores no pueden acceder al sistema interno de UCHealth para enviar solicitudes; solo un médico, miembro del personal y/o proveedor de UCHealth puede acceder para realizar una solicitud.
3. Si el Comité de Revisión de Productos aprueba el producto para una revisión adicional, se completará una evaluación clínica y financiera completa, que puede incluir una prueba del producto a discreción exclusiva del Comité de Revisión de Productos, antes de la aprobación final y/o la denegación del producto:
   1. Todas las decisiones tomadas a través del proceso de VA/Sourcing serán efectivas solo para las entidades definidas en la solicitud.  Una solicitud aprobada en una región/instalación no se aplicará necesariamente a otra.
   2. Todos los miembros del comité y las decisiones del comité son de naturaleza confidencial.
   3. Cualquier decisión puede o no ser comunicada a discreción exclusiva de UCHealth.
   4. Las facturas de productos traídos a cualquier instalación de UCHealth sin la aprobación de VA NO se pagarán. Los productos se considerarán una donación.

Evaluación y aceptación de servicios de capital y adquiridos

1. Todos los equipos y servicios adquiridos requieren una orden de compra autorizada o un contrato ejecutado emitido por Supply Chain antes de la entrega o el uso. Cualquier equipo o servicio comprado proporcionado sin una orden de compra o contrato autorizado puede considerar una donación y el pago puede ser rechazado. Esto se aplica a los préstamos y/o ensayos. Las excepciones pueden estar relacionadas con la investigación.

Donaciones

1. Cualquier suministro o equipo entregado a los miembros del personal de UCHealth por un VR sin solicitud debe informar inmediatamente a Supply Chain. Se debe completar y documentar una revisión para detectar posibles conflictos de intereses.
2. Los empleados y proveedores de UCHealth no pueden aceptar muestras.  Las muestras no farmacológicas solo pueden permitir si son aprobadas por el Liderazgo de Abastecimiento de la Cadena de Suministro.   Cualquier VR que no siga esto estará sujeto a una acción de corrección y el acceso puede ser revocado permanentemente.   

Productos médicos y dispositivos implantables retirados del mercado

1. El personal aprobado de UCHealth debe acompañar al representante del fabricante o proveedor si está presente durante la retirada física de suministros de las instalaciones de UCHealth. Dichas retiradas deben programar con anticipación y ser autorizadas por el personal aprobado de UCHealth.
   1. El personal aprobado de UCHealth puede incluir gerente de retiro, coordinador de retiro, personal de la cadena de suministro o gerente o director de TI si es hardware/software de TI.
2. Los VR no están autorizados a retirar suministros de las instalaciones de UCHealth sin proporcionar una autorización de devolución.

Requisitos específicos del área

1. Áreas de procedimiento
   1. Todos los productos nuevos, de reemplazo o de prueba empleados en cualquier sitio de atención de UCHealth o convertido en miembro a UCHealth deben aprobar con anticipación antes de su uso a través del Análisis de valor. Solo el personal y los médicos de UCHealth pueden enviar solicitudes de nuevos productos. Los productos que se empleen sin la aprobación de Value Analysis se considerarán una donación a UCHealth y pueden resultar en acciones de corrección de realidad virtual.
   2. Todos los equipos nuevos, de reemplazo o de prueba empleados en cualquier sitio de atención de UCHealth o convertido en miembro a UCHealth deben ser aprobados previamente y autorizados de acuerdo con el proceso de aprobación de capital. No se introducirá ningún equipo en las instalaciones de UCHealth sin autorización previa y órdenes de compra. El producto o equipo que se entregue sin una orden de compra se considerará una donación a UCHealth y puede resultar en acciones de corrección de VR o puede recoger a expensas de VR. Todo el equipo debe ser revisado y aprobado por Biomed / Ingeniería Clínica antes de su uso.
   3. Todos los VR deben cumplir con el flujo de trabajo operativo de vestimenta quirúrgica en áreas de procedimientos de quirófanos, que incluye poner los artículos desechables designados del kit RepScrubs (incluidos uniformes, cubiertas para la cabeza y cubrezapatos) al ingresar a las áreas semirestringidas y restringidas del entorno quirúrgico.   Los kits RepScrubs están disponibles en quioscos ubicados en cada instalación. 
   4. Las mochilas y maletines NO están permitidos dentro del entorno restringido de quirófano.
   5. Los VR de productos médicos pueden acceder a las áreas de quirófano / perioperatorias caso por caso según lo determine el cirujano y siempre que cumplan con las credenciales requeridas en el software de gestión de proveedores antes de que el VR llegue al sitio. Si el cirujano no es miembro del equipo de UCHealth, la revisión y la notificación deben entregar al líder de la especialidad o al director de operaciones del sitio de atención convertido en miembro a UCHealth o UCHealth.
      1. Para minimizar el tráfico dentro del entorno estéril, no se permiten más de dos (2) VR en el quirófano. Además, las VR solo pueden estar presentes para casos quirúrgicos en relación con el rol o producto que proporcionan; A los VR no se les permite "observar" casos para sus requisitos de capacitación.
   6. Los requisitos de acreditación para todos los VR, representantes de ventas, representantes de tejidos/huesos, técnicos de servicio y representantes de distribuidores están disponibles en el software de gestión de proveedores.
   7. Los requisitos de entrega/recogida de instrumentos quirúrgicos en los Departamentos de Procesamiento Estéril (SPD) de las instalaciones son los siguientes:
      1. Dejar en el SPD de las instalaciones de UCHealth a más tardar un (1) día hábil antes (al menos 24 horas) del inicio del caso, y no antes de dos (2) días hábiles (48 horas).
      2. Todas las bandejas de instrumentos usadas deben recoger en el departamento de SPD de la instalación de UCHealth dentro de los dos (2) días hábiles (no más de 48 horas) posteriores al final del caso.
2. Comité de Farmacia del Sistema / Farmacia y Terapéutica (Comité P&T)
   1. Los nuevos medicamentos para su consideración por el Comité de P&T del Sistema solo se discutirán con el Equipo de Administración del Formulario de Farmacia del Sistema o su designado. El Equipo de Administración del Formulario de Farmacia del Sistema puede programar una discusión sobre el nuevo medicamento y su posible adición al formulario en la agenda de una reunión del Comité de P&T del Sistema.
   2. Los VR no pueden participar en los procesos del formulario de UCHealth (por ejemplo, completar la solicitud de P&T).
      1. Las solicitudes de adiciones al formulario solo pueden ser realizadas por un empleado de UCHealth o un miembro del personal médico.
      2. Los VR no pueden reunir con los miembros del Comité P&T ni con ningún miembro del subcomité cuando sus productos están siendo considerados en el formulario. El personal de farmacia puede comunicar con un VR si se requiere información adicional para la revisión del formulario.
      3. Todos los VR de farmacia deben reunir primero con la administración de categorías de la cadena de suministro del sistema antes de discutir cualquier producto / servicio con cualquier empleado o proveedor de UCHealth.   La administración de categorías de la cadena de suministro del sistema proporcionará la información de realidad virtual al equipo de administración del formulario de farmacia del sistema, quien decidirá si se considerará este producto.
      4. Si el equipo de administración del formulario de farmacia del sistema necesita reunir con la VR de la farmacia, la administración de categorías de la cadena de suministro ayudará al equipo de administración del formulario de farmacia del sistema a iniciar el contacto y programar la cita.   Los VR de farmacia no pueden reunir con otros empleados de UCHealth o personal médico que brindan atención al paciente en las instalaciones de UCHealth a menos que el Equipo de Administración del Formulario de Farmacia del Sistema se lo aplicar expresamente.
      5. Detallar un producto que no está en el formulario se considera una violación y el VR estará sujeto a medidas de corrección.  
   3. Muestras de medicamentos
      1. Las muestras de medicamentos solo pueden ser aceptadas por el proveedor autorizado o farmacéutico que aplicar las muestras por escrito antes de su aceptación o entrega.
      2. Solo un proveedor autorizado con autoridad prescriptiva o un farmacéutico pueden dispensar medicamentos de muestra. Solo aquellos autorizados podrán acceder o dispensar medicamentos de muestra. Consulte el UCHealth Ejemplo de política de medicamentos para obtener orientación adicional.
   4. Literatura sobre medicamentos
      1. No se permite la distribución de literatura a los pacientes ni dejar en las áreas de espera de la clínica.
      2. Toda la literatura y los materiales promocionales deberán ser proporcionados y aprobados primero por el Equipo de Administración del Formulario del Sistema o su designado.  
3. Servicios de información (SI)
   1. Los VR de software y/o hardware deben seguir los requisitos de identificación de UCHealth enumerados anteriormente o estar acompañados por un empleado de UCHealth en todo momento mientras se encuentren en el sitio de atención de UCHealth o convertido en miembro a UCHealth.
   2. En circunstancias específicas, las VR de software y/o hardware deben estar en las instalaciones de UCHealth para realizar servicios. Algunos ejemplos serían la instalación de productos, el soporte de puesta en marcha y la formación de usuarios o equipos de TI. En estos casos, es posible que se requiera que el VR esté en áreas clínicas sin la supervisión directa de los empleados de UCHealth. Estas situaciones solo se permiten si se cumplen los siguientes criterios:
      1. El gerente de proyecto (PM) de UCHealth o un gerente o director de TI debe aprobar, por adelantado, la realidad virtual para estar en el sitio.
      2. VR debe usar una credencial emitida por el software de gestión de proveedores y una credencial del día de visita en todo momento.
      3. El gerente / PM notificará al director / gerente del área en la que trabajará el VR sin supervisión.
4. Laboratorio Clínico
   1. Todas las actividades de venta de pruebas o dispositivos de laboratorio, ya sea para pruebas en el laboratorio clínico o en una clínica/unidad de enfermería (es decir, pruebas en el punto de atención) deben realizar con personal del laboratorio clínico.
   2. Los VR no pueden comunicar con médicos / clínicas / unidades de enfermería para la venta o para proporcionar información sobre pruebas o dispositivos de laboratorio. La única excepción sería si el personal del laboratorio instruye específicamente al VR para que proporcione información de precios a la clínica/unidad de enfermería para los dispositivos de prueba en el punto de atención.
   3. Las clínicas/unidades de enfermería que son contactadas por VR para pruebas de laboratorio deben remitir inmediatamente el VR a la Administración de Laboratorio Clínico.
   4. Todos los productos, equipos y servicios deben estar autorizados previamente, y se debe obtener una orden de compra antes de la instalación y el uso.
   5. Todo el equipo debe ser revisado y aprobado por Biomed / Ingeniería Clínica antes de su uso.

Política(s) relacionada(s)

Política de socios comerciales de UCHealth
Política de conflicto de intereses de UCHealth
Política de verificación de licencias y monitoreo de exclusión de UCHealth
Política de insignias de identificación de UCHealth
Política de interacciones patrocinadas por la industria de UCHealth
Política de Entidades Propiedad de Médicos y Distribuidores de UCHealth
Política de medicamentos de muestra de UCHealth

Documento(s) relacionado(s)

Código de conducta de UCHealth

Definición(es)

Socio comercial: Una persona o entidad que realiza ciertas funciones o actividades que involucran el uso o la divulgación de PHI en nombre de una Entidad cubierta o que brinda servicios a ella.  Un Afiliado a la Fuerza Laboral de una Entidad Cubierta no es un Socio Comercial.  Una Entidad Cubierta puede ser un Socio Comercial de otra Entidad Cubierta.  Las funciones y actividades de los socios comerciales incluyen: procesamiento o administración de reclamos; análisis, procesamiento o administración de datos; revisión de utilización; garantía de calidad; facturación; gestión de beneficios; gestión de la práctica; y la revisión de precios.  Los servicios de socios comerciales incluyen: legal; actuarial; contabilidad; consultoría; agregación de datos; Administración; administrativo; acreditación; y financiero.

Personas o entidades no elegibles: Cualquier persona o entidad que: (i) esté actualmente excluida, suspendida, inhabilitada o no sea elegible para participar en programas federales de atención médica; (ii) fue condenado por un delito penal relacionado con la provisión de artículos o servicios de atención médica, pero aún no fue excluido, excluido o declarado no elegible; o (iii) está actualmente excluido en una lista de exclusión estatal.

Información de identificación personal (PII): Según lo definido por las Leyes de privacidad de datos de Colorado establecidas en Colo. Rev. Stat. §§ 6-1-713, 6-1-713.5 y 6-1-716, PII incluye números de Seguro Social; números de identificación personal; Contraseñas; códigos de acceso; números oficiales de licencia de manejar o tarjeta de identificación emitidos por el estado o el gobierno; números de pasaporte del gobierno; información biométrica; números de identificación de empleador, estudiante o militar; y dispositivos de transacciones financieras, incluidos los números de cuentas financieras.

Información de salud protegida (PHI): Información de salud protegida bajo las disposiciones de uso y divulgación de los estándares de privacidad de HIPAA. La PHI incluye información de salud de identificación individual creada, recibida, mantenida o transmitida por una Entidad cubierta o Socio comercial (según se definen ambos términos en HIPAA), que se transmite o mantiene en cualquier forma o medio, incluidos electrónicos, en papel u orales.

Representante de proveedores (VR): Una persona que es representante de una compañía externa que proporciona información relacionada con productos, servicios y equipos ofrecidos por su compañía.  Esta persona también puede ofrecer educación, consultoría, investigación, soporte o servicio/reparaciones.

Infracción: Cualquier acción que viole la política o el procedimiento de UCHealth.

Referencia(s)

La Comisión Conjunta, Norma RI 2.130Ética, Derechos y Responsabilidades - Confidencialidad
La Comisión Conjunta, Estándar MM 2.10 Gestión de medicamentos: selección y adquisición
La Comisión Conjunta, Norma EC 2.10 Gestión del entorno de atención - Riesgos de seguridad
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Política(s) reemplazada(s)

LD-19; Política de representante de proveedores con declaración de confidencialidad

Firmas de aprobación

Aplicabilidad

Todo el sistema UCHealth, Broomfield Hospital, CeDAR: Centro de Dependencia, Adicción y Rehabilitación, Centro de Cirugía Cherry Creek North, Centro de Cirugía Eastview, Hospital Grandview, Hospital Greeley, Hospital Highlands Ranch, Centro de Cirugía Ortopédica y de Columna Vertebral de Inverness, Hospital Longs Peak, Centro de Cirugía Longs Peak, Centro Médico de las Montañas Rocosas, Hospital Memorial, Hospital Parkview, Hospital Regional Pikes Peak, Hospital Poudre Valley, Grupo Médico UCHealth, Hospital de la Universidad de Colorado, Centro Médico Yampa Valley